Quando è stata progettata la piattaforma GGAP abbiamo pensato ad un strumento semplice e intuitivo per la gestione delle informazioni che la stazione appaltante deve trasmettere ad ANAC e che deve pubblicare sul suo sito istituzionale per adempiere a quanto previsto dalla normativa (Legge 190 art. 1 comma 32 e comunicazioni ANAC).

Le caratteristiche di valore aggiunto che abbiamo definito tra gli obiettivi di questa tipologia di soluzione riguardano:

  • la possibilità di evitare agli utenti l’onere di inserire gli stessi dati in sistemi diversi implementando il concetto di riuso di quelle informazioni che, per un motivo o per un altro, sono già presenti nella stazione appaltante;
  • la necessità di interfacciarsi con il sistema SIMOG di ANAC, per la gestione dei CIG e per la trasmissione delle schede di aggiudicazione ed esecuzione senza che sia necessario digitare nulla nel SIMOG.
  • la possibilità di generare con semplicità il file XML da pubblicare ogni anno sul sito della stazione appaltante per adempiere a quanto previsto dall’art. 1 comma 32 della Legge 190 e successive indicazioni di ANAC.
  • la disponibilità di report di monitoraggio sullo stato e sulla qualità dei dati inviati a SIMOG
  • la possibilità di avere a disposizione uno scadenzario in grado di ricordare agli addetti ai lavori determinate scadenze normative.

La piattaforma software GGAP è stata realizzata pensando prorpio a questi cinque elementi progettuali in grado di generare valore per il cliente.

Ed è in grado quindi di:

  • interfacciarsi con i sistemi informativi della stazione appaltante per recuperare le informazioni già presenti, utili per adempiere agli obblighi di trasmissione e pubblicazione normativamente previsti.
  • dialogare, a valle dell’apertura da parte di ANAC dei canali di comunicazione con l’infrastruttura di coopoerazione applicativa del SIMOG, con il SIMOG stesso per:
    • la richiesta del codice gara e del codice CIG;
    • l’invio dei requisiti di gara al sistema AVCPass, se necessario;
    • l’inserimento del CUP ove previsto;
    • il perfezionamento del CIG;
    • l’invio della scheda di aggiudicazione;
    • l’invio delle schede di esecuzione;
    • il recupero di tutte le informazioni che la stazione appaltante ha inserito in SIMOG prima dell’avvio del sistema GGAP;
  • generare il file XML nel formato definito da AVCP con tutte le informazioni necessarie
  • generare reportistica di dettaglio per individuare rapidamente quelle posizioni che possono dar luogo a richieste di chiarimento o all’avvio di procedimenti sanzionatori
  • inviare mail agli utenti sulla base regole definite per la gestione delle scadenze.

Tutto questo, a nostro avviso, costituisce un importante valore aggiunto per la stazione appaltante riducendo notevolmente sia le attività necessarie per gestire questa tipologia di informazioni che la possibilità che tra una digitazione ed un’altra si verifichino degli errori.

Importante sottolineare inoltre che l’utilizzo di un sistema gestionale come GGAP non introduce ulteriore lavoro nei processi della stazione appaltante, anzi ne ottimizza le attività, in quanto le informazioni che vengono gestite dalla piattaforma GGAP sono di fatto le stesse che il personale preposto si trova comunque a gestire in altro modo, a volte improvvisando fogli excel o database access, e che è necessario inserie in sistemi differenti, tra cui sicuramente il SIMOG.

Spesso capita che le stazioni appaltanti, durante la compilazione delle informazioni ai fini dell’acquisizione dei CIG, si trovino davanti una lunga lista di scelte per la selezione delle procedure di scelta del contraente tra cui non riescono ad orientarsi.

Proprio per aiutare le stazioni appaltanti ad uscire da questo stato di confusione, il legislatore italiano negli ultimi tempi ha avviato un processo di adeguamento della normativa avvicinandola maggiormente alla legislazione comunitaria per renderla più semplificata e fruibile, modificando le denominazioni e il carattere delle procedure per gli affidamenti pubblici.

Per fare un po’ di chiarezza riassumiamo di seguito le principali tipologie di procedure individuate dal D.Lgs. 163/06.

1. Procedure aperte: definite in precedenza pubblici incanti, sono le procedure in cui, dopo la pubblicazione del bando, ogni ditta, che abbia i requisiti di partecipazione richiesti, può presentare offerta per la partecipazione. L’iter di questa procedura prevede pertanto la pubblicazione del bando, la presentazione delle offerte, la valutazione delle offerte e l’aggiudicazione dell’affidamento con conseguente stipula del contratto.

2. Procedure ristrette: secondo il D.Lgs. suindicato, rappresentano le “procedure alle quali ogni operatore economico può chiedere di partecipare e in cui possono presentare offerta soltanto gli operatori economici invitati dalle stazioni appaltanti”.
Per adottare tale procedura occorre che si verifichino le condizioni in cui l’affidamento venga aggiudicato secondo l’offerta economica più vantaggiosa e preveda un’attività progettuale dopo l’aggiudicazione.
L’iter di questa procedura prevede la pubblicazione del bando, la ricezione delle richieste di partecipazione, la selezione dei candidati secondo i requisiti di prequalificazione, l’inoltro delle lettere di invito alle ditte partecipanti preselezionate, la presentazione delle offerte, la valutazione delle stesse e l’aggiudicazione.

3. Procedure negoziate: “procedure in cui le stazioni appaltanti consultano gli operatori economici scelti e negoziano le condizioni dell’appalto”. Tali procedure possono essere di diverso tipo:

  • con previa pubblicazione del bando, adottabile quando in seguito ad una procedura aperta/ristretta/dialogo competitivo, tutte le offerte siano irregolari o inammissibili per inadempienza rispetto ai requisiti dei partecipanti e delle offerte;
  • senza previa pubblicazione del bando, adottabile in caso di gara deserta o quando il procedimento possa essere affidato ad un operatore economico che è l’unico in grado di soddisfare i requisiti e la richiesta dell’appalto o per procedure di estrema urgenza per cui non sia possibile ricorrere a procedure aperte/ristrette/negoziate previa pubblicazione del bando;
  • rinnovo del contratto;
  • acquisizioni in economia cottimo fiduciario, adottabile solo per acquisti di servizi e forniture con importo sotto la soglia comunitaria e di lavori con importo inferiore a 200.000 euro, prevede la consultazione di almeno cinque partecipanti.

4. Dialogo competitivo: procedura di affidamenti complessi, in cui, la stazione appaltante non riesce a definire preliminarmente l’oggetto preciso e il carattere giuridico-finanziario dell’appalto, per cui avvia un dialogo con gli operatori economici ammessi a partecipare alla procedura, durante la quale formula una o più soluzione che saranno oggetto puntuale dell’affidamento e per cui i partecipanti saranno chiamati a presentare offerta.

5. Asta elettronica: differisce dalle altre procedure ordinarie poiché tutta la procedura di negoziazione con gli operatori economici viene effettuata esclusivamente con l’ausilio di supporti virtuali, accessibile solo via internet.

Queste sono solo alcune delle principali tipologie di “procedura scelta contraente” che abbiamo pensato di esporre in questo sintesi. Per gli acquisti in economia, che volutamente non abbiamo esposto, rimandiamo la trattazione ai prossimi articoli del blog.

Il continuo adeguamento normativo e l’esigenza di una diminuzione dei tempi di accesso agli atti ha spinto gli organi competenti a creare l’AVCPass, un sistema per la comprova online dei requisiti di partecipazione richiesti agli OE.

Obiettivi dell’AVCPass
Tale sistema è stato ideato con l’intento di perseguire determinati obiettivi, quali:

  • risparmiare costi
  • innovare le pratiche di acquisizione/verifica delle informazioni
  • aumentare l’efficienza delle operazioni di svolgere
  • semplificare le procedure di affidamento.

Non è da sottovalutare inoltre l’enorme risparmio di carta che investirà le PA, come dichiarato dalla stessa AVCP, in un documento per un seminario formativo presso la regione Toscana, tra i benefici che l’AVCPass porta con se vi è “la riduzione della carta e la massimizzazione del riuso, attraverso l’utilizzo di documenti digitali in sostituzione del cartaceo e i riuso di documenti già caricati: da 15/35 mln di documenti a 1,5/3,5 mln di documenti cartacei, con una riduzione quindi circa del 90% (pag. 40) .

Come funziona l’AVCPass?
Il funzionamento dell’AVCPass è in realtà molto semplice e rapido, si sviluppa sostanzialmente attraverso alcune fasi chiave:

  1. Il RUP richiede e perfeziona il CIG specificando sulla piattaforma SIMOG i requisiti necessari per partecipare alla procedura di affidamento e i documenti richiesti per la verifica degli stessi, indicando al contempo i profili abilitati alla comprova, il SIMOG poi provvede ad inviare i requisiti ad AVCPass.
  2. L’Operatore Economico accede al sistema AVCPass e individuando la procedura per la quale si propone, ottiene dal sistema un PASSOE che dovrà inserire nella busta contenente la documentazione amministrativa da presentare per partecipare alla gara; in un’area dedicata invece inserirà i documenti che certificano il possesso dei requisiti di capacità finanziaria che non sono reperibili dagli Enti certificatori.
  3. La Stazione Appaltante nel corso della seduta di gara pubblica apre le buste, conferma i partecipanti ed inserisce nel sistema i partecipanti sorteggiati per la comprova dei requisiti richiedendo i documenti necessari all’AVCPass.
  4. L’AVCPass inoltra la richiesta della documentazione agli Enti Certificanti per la comprova dei requisiti generali. Una volta ricevuta tale documentazione, l’Autorità la mette a disposizione delle SA, che provvederanno ad acquisirla per effettuare le dovute verifiche.
  5. La SA provvederà poi ad inserire nel sistema gli esiti delle verifiche, aggiudicherà la gara in via definitiva e chiuderà il procedimento.

Il RUP ha a disposizione 60 giorni dalla data di aggiudicazione definitiva per prelevare i documenti dal sistema AVCPass, dopo 4 giorni dallo scadere di tale termine l’Autorità provvederà all’inoltro dei fascicoli di gara alla SA attraverso PEC e alla conseguente eliminazione della suddetta documentazione dai propri sistemi.

Ricordiamo che l’AVCPass deve essere utilizzato in via obbligatoria dal 1° luglio 2014 per tutte le gare nei settori ordinari sopra i 40.000 euro.

L’AVCPass raccoglie in sé notevoli vantaggi spesso trascurati ma che risultano essere validi per tutti gli attori che si ritrovano ad operare in tale contesto:

  • le SA, dopo un comprensibile disagio iniziale, riscontreranno una notevole riduzione dei tempi e dei costi per la verifica dei requisiti, attraverso uno scambio rapido e semplificato dei documenti richiesti;
  • i RUP avranno maggior controllo e certezza della documentazione per la comprova dei requisiti;
  • gli Enti Certificanti si troveranno ad interfacciarsi con un unico interlocutore per l’invio dei documenti/informazioni;
  • gli OE stessi avranno una maggior precisione e certezza dei dati nonché una riduzione degli oneri amministrativi.

Ulteriori vantaggi possono essere ravvisati nei seguenti punti focali:

  • AVCPass è uno strumento che veicola quel processo di centralizzazione delle informazioni in atto ormai da tempo e che semplifica notevolmente la fruizione e lo scambio di dati;
  • AVCPass permette l’evoluzione dei sistemi di gestione della PA avvicinando la realtà italiana all’elevato livello delle pubbliche amministrazioni europee già fortemente tecnologizzate;
  • inoltre non è da sottovalutare l’aspetto che una maggior trasparenza ed un’ efficiente funzione amministrativa riducono notevolmente il potenziale contenzioso che può verificarsi durante le procedure di affidamento dei contratti pubblici.

I documenti richiesti per l’AVCPass

Ma quali sono i documenti che solitamente vengono richiesti agli Enti Certificanti per la comprova dei requisiti secondo l’art. 6-bis comma 4 del Codice Appalti?

Secondo quanto specificato dall’Autorità i documenti richiesti solitamente sono i seguenti:

– Visura Registro delle Imprese fornita da Unioncamere
– Certificato del casellario giudiziale integrale fornito dal Ministero della Giustizia
– Anagrafe delle sanzioni amministrative – selettivo ex art. 39 D.P.R. n. 313/2002 dell’impresa, fornita dal Ministero della Giustizia
– Certificato di regolarità contributiva di ingegneri, architetti e studi associati, dalla Cassa Nazionale di Previdenza ed Assistenza per gli Ingegneri ed Architetti Liberi Professionisti (Inarcassa)
– Comunicazione di regolarità fiscale fornito dall’Agenzia delle Entrate
– Documento Unico di Regolarità Contributiva fornito dall’Istituto Nazionale per l’Assicurazione contro gli infortuni sul Lavoro (Inail)
– Comunicazione Antimafia fornita dal Ministero dell’Interno.

Tutte le stazioni appaltanti che si trovano ad affrontare la gestione dei contratti pubblici, inevitabilmente si imbattono nei problemi legati al CIG, ma cosa è e a cosa serve realmente il CIG?

Come in molti sapranno, il CIG (Codice Identificativo Gara), è un codice alfanumerico univoco e obbligatorio che identifica una dato appalto o lotto e che, secondo precise disposizioni normative, viene richiesto del RUP (Responsabile Unico di Procedimento) prima della procedura di individuazione del contraente sul sistema SIMOG dell’AVCP.

Sostanzialmente il CIG ha alcune funzioni essenziali, quali:

  • la tracciabilità dei flussi finanziari di ciascuna stazione appaltante per affidamenti di lavori, servizi e forniture, secondo la legge 136/2010, a prescindere dall’importo dell’affidamento e dalla procedura scelta
  • l’adempimento agli obblighi di comunicazione delle informazioni all’Osservatorio per individuare in maniera univoca gare, lotti e contratti, secondo l’art. 7 del Codice dei Contratti
  • l’adempimento al sistema di contribuzione della somma dovuta all’AVCP da parte degli operatori economici, il cui versamento è condizione di ammissibilità alle procedure per la realizzazione di opere pubbliche, secondo dall’articolo 1, comma 67, della legge 266/2005, richiamato dall’articolo 8, comma 12, del Codice.

Esistono differenti tipologie di CIG, quali:

  • CIG semplificato, detto SmartCIG
  • CIG derivato
  • CIG Master.

Lo SmartCIG viene utilizzato per le procedure di appalto semplificate per le quali viene richiesto alle stazioni appaltanti un numero limitato di informazioni, si acquisisce per i soli fini di tracciabilità e per le seguenti casistiche:

  • per i affidamenti di importi inferiori a € 40.000, come da art.125 del Codice;
  • per contratti relativi alla produzione e al commercio di armi, munizioni e materiale bellico, contratti segretati o che esigono particolari misure di sicurezza e contratti aggiudicati in base a norme internazionali (Art. 16, 17 e 18 del Codice dei Contratti);
  • per altri contratti esclusi in tutto o in parte dall’ambito di applicazione del Codice fino ad un importo di € 150.000;
  • per contratti affidati direttamente ad un ente aggiudicatore o da un concessionario di lavori pubblici ad imprese collegate (art. 218 e 149 del Codice).

La richiesta del CIG derivato viene effettuata per la stipula dei singoli contratti legati ad accordi quadro e convenzioni.

Il CIG Master, invece, viene creato per quelle gare che comprendono molti lotti, viene richiesto sempre un CIG per ogni lotto ma il SIMOG permette al RUP, in caso di aggiudicazione ad un unico operatore, di nominare tra i vari CIG acquisiti un CIG Master di riferimento.

Si possono verificare dei casi di urgenza per cui è possibile, dandone dovuta motivazione, richiedere il CIG in un momento successivo, specificando che si tratta di una gara effettuata secondo le condizioni previste per le procedure di urgenza; il CIG rilasciato sarà formalmente diverso e l’operatore economico aggiudicatario dell’affidamento potrà finalizzare il versamento del contributo dovuto all’ANAC anche dopo il termine di aggiudicazione.

La legge 136/2010 regola la tracciabilità dei flussi finanziari, tale normativa rappresenta lo strumento di riferimento pensato per arginare le infiltrazioni della criminalità organizzata negli appalti pubblici, il fine è quello di rendere trasparenti tutte le operazioni finanziarie legate ai contratti pubblici. Pertanto la gran parte degli acquisti effettuati dalle stazioni appaltanti sono soggetti alla tracciabilità attraverso l’assegnazione del codice CIG rilasciato dall’AVCP.

Vi sono però dei casi particolari per i quali cui decade l’obbligo di richiedere il CIG che è molto importante conoscere e che riguardano:

  • le spese economali, con la determinazione n.8/2010 l’AVCP ha chiarito tali spese comprendono spese pronto cassa della stazione appaltante, come spese effettuate dai cassieri per pagamenti di valori bollati, imposte e diritti erariali, spese postali, biglietti di mezzi di trasporto, giornali. Tali spese devono essere regolamentate dall’ordinamento interno della stazione appaltante e sono soggette a procedure semplificate proprio perché rientrano nella responsabilità delle stazione appaltante stessa;
  • i contratti aventi ad oggetto l’acquisto o la locazione di terreni, fabbricati esistenti o altri beni immobili o riguardanti diritti su tali beni (articolo 19, comma 1, lett. a, prima parte, del Codice);
  • i servizi di arbitrato e conciliazione (articolo 19, comma 1, lett. c, del Codice);
  • i contratti di lavoro conclusi dalle stazioni appaltanti con i propri dipendenti (articolo 19, comma 1, lett. e) del Codice);
  • i contratti di lavoro temporaneo (legge 24 giugno 1997 n. 196);
  • gli appalti di cui all’articolo 19, comma 2, del Codice;
  • gli appalti aggiudicati per l’acquisto di acqua e per la fornitura di energia o di combustibili destinati alla produzione di energia, di cui all’articolo 25 del Codice;
  • il trasferimento di fondi da parte delle amministrazioni dello Stato in favore di soggetti pubblici, se relativi alla copertura di costi per le attività istituzionali espletate;
  • l’amministrazione diretta ai sensi dell’articolo 125, comma 3 del Codice;
  • gli affidamenti diretti a società in house;
  • i risarcimenti corrisposti dalle imprese assicuratrici appaltatrici ai soggetti terzi, estranei al rapporto contrattuale, danneggiati dalle stazioni appaltanti assicurate;
  • gli indennizzi e i risarcimenti corrisposti a seguito di procedure espropriative, poste in essere da stazioni appaltanti o da enti aggiudicatori;
  • gli incarichi di collaborazione ex articolo 7, comma 6, del decreto legislativo n. 165/2001 (testo unico sul pubblico impiego);
  • le spese effettuate dai cassieri, che utilizzano il fondo economale (solo se tali spese non originano da contratti d’appalto);
  • l’erogazione diretta, a titolo individuale, di contributi da parte della pubblica amministrazione a soggetti indigenti o comunque a persone i condizioni di bisogno economico e fragilità personale e sociale, ovvero finalizzati alla realizzazione di progetti educativi (vedi det. 4/2011, par. 4.6);
  • le prestazioni socio-sanitarie in regime di accreditamento;
  • i contratti di associazione che prevedono il pagamento di quote associative (vedi determinazione n. 4/2011, par. 4.11);
  • i contratti relativi a patrocini legali inquadrabili come prestazioni d’opera intellettuale;
  • i contratti dell’Autorità giudiziaria non qualificabili come contratti di appalto.

In tutti questi casi decade per la stazione appaltante l’obbligo di acquisire il CIG per la tracciabilità dell’appalto.

Sebbene tale omissione sia consentita per gli obblighi di trasmissione delle informazioni ad AVCP lo stesso concetto non è applicabile agli obblighi di pubblicazione previsti dalla legge 190 “anticorruzione”.

Per questa seconda tipologia di adempimento infatti, al fine di evitare che la mancata pubblicazione di questa tipologia di spesa possa essere interpretata come una volontaria omissione informativa, è opportuno che ciascuna stazione appaltante valorizzi nel file XML previsto dalla Legge 190, il campo CIG con una sequenza numerica composta da dieci 0 (CIG 0000000000).

E’ una domanda che ci viene rivolta spesso durante la formazione sull’utilizzo della piattaforma GGAP.

Una prima risposta a questa domanda è contenuta all’interno delle FAQ presenti sul sito AVCP dove troviamo quanto segue:

Le “somme a disposizione” sono puntualmente individuate dall’art. 16 del D.P.R. n. 207/2010 con riferimento all’appalto di lavori.
Per la compilazione del campo ci si può riferire in via analogica alla disciplina dettata per i contratti di lavori e, quindi, comunicare gli stessi elementi informativi (se presenti) anche nel caso di appalti di servizi e forniture.
Nell’elencazione dettata dalla norma è, peraltro, ricompresa l’I.V.A. e le altre eventuali imposte, i cui importi devono essere comunque oggetto di comunicazione.”

Per un maggiore e puntuale dettaglio delle voci che compongono il valore da inserire nelle somme a disposizione riportiamo di seguito il citato Art. 16. del D.P.R. n. 207/2010 che riguarda i quadri economici e che recita come segue:

1. I quadri economici degli interventi sono predisposti con progressivo approfondimento in rapporto al livello di progettazione al quale sono riferiti e con le necessarie variazioni in relazione alla specifica tipologia e categoria dell’intervento stesso e prevedono la seguente articolazione del costo complessivo:
a.1) lavori a misura, a corpo, in economia;
a.2) oneri della sicurezza, non soggetti a ribasso d’asta;

b) somme a disposizione della stazione appaltante per:
1- lavori in economia, previsti in progetto ed esclusi dall’appalto, ivi inclusi i rimborsi previa fattura;
2- rilievi, accertamenti e indagini;
3- allacciamenti ai pubblici servizi;
4- imprevisti;
5- acquisizione aree o immobili e pertinenti indennizzi;
6- accantonamento di cui all’articolo 133, commi 3 e 4, del codice;
7- spese di cui agli articoli 90, comma 5, e 92, comma 7-bis, del codice, spese tecniche relative alla progettazione, alle necessarie attività preliminari, al coordinamento della sicurezza in fase di progettazione, alle conferenze di servizi, alla direzione lavori e al coordinamento della sicurezza in fase di esecuzione, all’assistenza giornaliera e contabilità, l’importo relativo all’incentivo di cui all’articolo 92, comma 5, del codice, nella misura corrispondente alle prestazioni che dovranno essere svolte dal personale dipendente;
8- spese per attività tecnico amministrative connesse alla progettazione, di supporto al responsabile del procedimento, e di verifica e validazione;
9- eventuali spese per commissioni giudicatrici;
10- spese per pubblicità e, ove previsto, per opere artistiche;
11- spese per accertamenti di laboratorio e verifiche tecniche previste dal capitolato speciale d’appalto, collaudo tecnico amministrativo, collaudo statico ed altri eventuali collaudi specialistici;
12- I.V.A., eventuali altre imposte e contributi dovuti per legge.